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沈阳航空航天大学校园一卡通
2017年05月31日   审核人:

  摘 要:校园一卡通是数字化校园的重要组成部分。我国高校校园一卡通的建设缺少明确的行业标准,各校一卡通系统功能建设参差不齐,应用效果褒贬不一。文章以沈阳航空航天大学(简称沈航)为例,列举了校园一卡通在管理和运行中的常见问题,并针对产生的问题,提出了可供参考的建议。
  关键词:校园一卡通;财务管理;数字化
  中图分类号:G647 文献标志码:B 文章编号:1673-8454(2015)21-0064-02
  校园一卡通,简称一卡通,是通过一卡通平台采用一张卡来代替卡、证、票、现金,方便学校广大师生的教学、科研、学习、生活和管理。同时提高学校的管理水平、服务水平,降低学校和师生在卡、证、票方面的投入,在取代原有的卡、证、票、现金过程中也达到财务统管的目的。[1]校园一卡通系统是数字化校园建设的重要组成部分,是数字化校园的基础性和前导性工程,直接关系到数字化校园建设的成败。
  一、沈航校园一卡通概况
  1.建设历史
  1996年夏天,美国Florida大学首先推出校园智能卡,为学生发放贷款、奖学金、助学金。随后,英国陆续推行一卡通系统。我国高校校园一卡通建设开始于上世纪90年代末期,本世纪开始逐步推广应用。[2]
  沈航从2005年开始校园一卡通的建设,至今整10年。最初使用的是RF射频卡,2011年升级改造之后,有卡片式校园一卡通(简称一卡通)和手机式翼机通(简称翼机通)两种载体形式。又因沈航教工用餐的特殊需求,沈航目前是两套一卡通系统,三种功能载体同时并用,其中教工使用旧版一卡通,学生使用新版一卡通或翼机通,两者只能选择其一,不能同时拥有。
  2.管理现状
  沈航校园一卡通业务最初挂靠财务处,由一人负责后台管理,两人负责前台充值业务;目前成立一卡通卡务中心,归属信息网络中心,负责一卡通系统建设和维护工作,充值等与钱相关业务归财务负责,相当于把一卡通整体业务一分为二,根据业务归属由信息网络中心和财务处两个部门分别负责。
  3.运行现状
  目前实现的主要功能是身份识别和电子消费,应用场所有食堂、超市、浴池、网络中心、图书馆、体育场馆、实践中心等。
  二、管理和运行中存在的问题
  1.多部门兼管不利于一卡通工作整体运行
  大部分高校有专职的一卡通管理中心负责校园一卡通所有业务,其归属部门有计财处、网络中心、后勤、党政办等,也有的高校一卡通中心属于独立部门。沈航的一卡通业务以“钱”为标识被划分为两部分,充值、圈存补助等与“钱”相关的业务归财务处,系统与设备维护等不直接涉及“钱”的业务归信息网络中心。这种功能分配直接导致了部分业务管理的空白区,同时容易出现两部门互相推诿现象,不利于一卡通工作的整体运行。如某学生由于交易异常出现卡账户“冻结”现象,该工作既非财务主管的与“钱”直接相关的业务,又非网络中心主管的系统和设备维护工作,属于业务管理空白区;又如某学生充值后出现非人为因素的账户余额异常,该错误与“钱”和系统维护均相关,查找原因时两部门容易和对方主管业务相关而相互推诿。
  2.功能建设没有统一规划
  校园一卡通系统是数字化校园的基础性和前导性工程,是数字化校园的具体功能表现。需要仔细认真地调研过程,制定出符合沈航实际情况的详细而具体的建设蓝图,依此逐步实现功能建设。沈航的校园一卡通建设缺少这个蓝图,功能建设依赖厂商推荐,缺少校方自己的主见。
  3.圈存转账问题
  主要涉及两方面。一是银行转账问题,通过圈存转账机将银行卡中的金额自动转入校园卡中,此功能如果利用好,可大大缓解人工充值压力,但实际运行中经常出现银行卡中的金额被转出却未转入校园卡中的情况,究竟是操作原因还是网络系统原因至今没有定论;二是补助圈存方面,当补助通过后台存入账户后,还需要人工领取过程方可把补助存人校园一卡通,此过程极大增加了后台管理及卡务人员的工作量,且补助导入过程通常因为各部门提供学号姓名等信息错误造成导入失败或者补助给他人的问题,给各个环节的工作都增加了相应的负担,学生也经常因为无法及时领取到补助而疲于奔波于各个部门寻找原因,怨声载道。
  4.两套系统并存弊端
  为保证新旧系统的平稳过渡,沈航从2011年至今一直新旧两套系统并存使用。旧版校园一卡通系统已经运行10年,设备陈旧老化,因为待被取消没有升级必要,致系统安全性得不到保障。一旦发生数据丢失和损坏,后果不堪设想。且目前旧版校园一卡通的使用者只有教工,学生全部使用新版校园一卡通。旧版日常卡务业务很少,却拥有和新版一卡通一样的人员配置,造成极大浪费。同时由于人员配备不足和暂有人员没有合理分工,致新版一卡通系统工作无法做细,日常运行存在充值制卡业务量大、与卡相关问题没有专人处理等问题,没有把有限的人力有效地利用上。
  5.毕业生账户成为系统垃圾
  沈航毕业生的一卡通账户及账户余额没有强制销户的规定,日积月累,导致系统内积存很多未被销户的毕业生和离职人员信息,大部分账户内都有数额不等的余额,成为数据库中的数据垃圾,占用存储空间,影响系统效率。
  三、针对以上问题的建议
  1.成立校园一卡通管理中心
  不仅要有这样一个专门负责一卡通相关业务的部门,更主要的是配备能够胜任各个岗位的人员,全面负责与校园一卡通相关的所有工作,包括总体规划、协调、日常事务管理、规章制度制定等,责权明确,使一卡通的所有工作都能有的放矢,不在校方与厂家之间以及校内各个部门之间互相推诿而停滞不前。
  2.按实际需求规划功能建设
  沈航校园一卡通的建设已初具雏形,重新再建难免劳财劳力。在此基础上,根据沈航需求实际,进行功能规划微调,查缺补漏,完善一卡通的功能。
  3.完善圈存转账功能
  圈存转账功能的有效利用,会极大减少人工充值压力,前提是出现较少的出错率。目前沈航圈存转账功能基本稳定,碍于一旦出错,没有很好的面对学生解决问题的流程,导致学生对此功能的怀疑和机器利用率低下。应该责成专人负责圈存补助工作,一旦发生问题,由该人协调解决,问题能够及时解决,就会增加学生的信任,使用率自然会提高,人工业务也随之会减少。
  4.取消双系统并行运行
  新旧系统并行运行浪费有限人力,维护压力大。校方应该尽快抉择取一舍一,把所有的人力物力财力和精力都集中到一套系统的建设和运行中。
  5.对毕业生信息合理销户
  合理设置校园一卡通的使用期限,到了毕业时间,校园一卡通自动冻结功能,对于已经毕业的学生信息,需要全部销户,如有余额,需要对余额进行单独账务处理,并保存销户明细单,以备部分毕业生日后领取;对于应该毕业却不能按时毕业的个别学生,延长其一卡通在校使用期限,至其毕业后正常销户处理。
  参考文献:
  [1]王永明.校园一卡通系统的基础平台建设和应用功能分析[J].智能建筑与城市信息,2009(7):101-105.
  [2]张小玲.高校校园一卡通系统建设的思考[J].中外合资,2012(3):272-273.  

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